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POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS

En cumplimiento de la Ley 1581 de 2012 “Por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales” y sus decretos reglamentarios (o cualquier otra norma que reglamente, adicione, ejecute, complemente, modifique, suprima o derogue la Ley 1581 de 2012). Se establece que el dato personal es cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables, como el nombre, la edad, sexo, estado civil, domicilio, teléfono, dirección de correo electrónico, entre otros; Estos datos pueden almacenarse en cualquier soporte físico o electrónico y ser tratados de forma manual o
automatizada.

De acuerdo con el artículo 3 de la ley 1581 de 2012 se presentan las siguientes:

1. DEFINICIONES:

Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.
Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.
Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del Tratamiento.
Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.
Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.
Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

2. TIPOS DE DATOS:

La Ley 1266 de 2008 define los siguientes tipos de datos de carácter personal:

a) Dato privado: “Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para elTitular”.

b) Dato semiprivado: “Es semiprivado el dato que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su Titular sino a cierto sector o grupo de personas o a la sociedad en general, como el dato financiero y crediticio
de actividad comercial o de servicios a que se refiere el Título IV” de la Ley 1266.

c) Dato público: “Es el dato calificado como tal según los mandatos de la Ley o de la Constitución Política y todos aquellos que no sean semiprivados o privados”, de conformidad con la Ley 1266 de 2008. “Son públicos, entre otros, los datos contenidos en documentos
públicos, sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidos a reserva y los relativos al estado civil de las personas”.
Adicionalmente, la Ley 1581 de 2012 establece las siguientes categorías especiales de datos personales:

d) Datos sensibles: Son “aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos”. La Ley 1581 de 2012 prohíbe el tratamiento de datos sensibles con excepción de los siguientes casos:

1. Cuando el Titular otorga su consentimiento,
2. El Tratamiento es necesario para salvaguardar el interés vital del Titular y éste se encuentre física o jurídicamente incapacitado,
3. El tratamiento es efectuado en el curso de las actividades legítimas y con las debidas garantías por parte de una fundación, ONG, asociación o cualquier otro organismo sin ánimo de lucro, cuya finalidad sea política, filosófica, religiosa o sindical, siempre que se refieran exclusivamente a sus miembros o a las personas que mantengan contactos regulares por razón de su finalidad,
4. El Tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial, y
5. El Tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica, en este último caso deben adoptarse las medidas conducentes a la supresión de identidad de los Titulares.

e) Datos personales de los niños, niñas y adolescentes: Se debe tener en cuenta que aunque la Ley 1581 de 2012 prohíbe el tratamiento de los datos personales de los niños, niñas y adolescentes, salvo aquellos que por su naturaleza son públicos, la Corte Constitucional precisó que independientemente de la naturaleza del dato, se puede realizar el tratamiento de éstos “siempre y cuando el fin que se persiga con dicho tratamiento responda al interés superior de los niños, niñas y adolescentes y se asegure sin excepción alguna el respeto a
sus derechos prevalentes”.

3. ROLES:

3.1. Responsable de Tratamiento: “Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos”. A. CALICARPAS DEL VALLE S.A.S., de acuerdo con la ley es Responsable de Tratamiento de datos personales contenidos en sus bases de datos. A. CALICARPAS DEL VALLE S.A.S es responsable del tratamiento de datos personales, sobre los cuales decida de forma directa y autónoma. Domicilio: Calle 2A No. 42 – 47 Barrio El Lido, Cali (Valle) Correo electrónico: jose.villarreal@calicarpas.com Línea única de atención al ciudadano: (57 2) 335 5873 – 316 699 1902

3.1.1. DEBERES DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO

Son deberes de los responsables del Tratamiento los establecidos en el artículo 17 de la Ley 1581 de 2012:

Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la citada ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular.
Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a éste se mantenga actualizada.
Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento.
Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la citada ley.
Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.
Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la citada ley.
Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la citada ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos.
Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo. 13) Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos. 14) Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares. 15) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio”.
La responsabilidad de rendir cuentas sobre el cumplimiento de las directrices enumeradas en la presente Política de tratamiento de datos está a cargo del funcionario responsable del tratamiento aun cuando otros individuos dentro de la organización pueden ser responsables de la recolección y procesamiento diario de la información personal. El funcionario encargado puede, periódicamente, designar a uno o más individuos dentro de la empresa para que actúen en su nombre para asegurar el cumplimiento por parte de A. CALICARPAS DEL VALLE S.A.S de los principios y políticas enumeradas en el presente documento. La designación de un funcionario delegado no libera a A. CALICARPAS DEL VALLE S.A.S de la responsabilidad por el incumplimiento de estas políticas. A. CALICARPAS DEL VALLE S.A.S monitorea el cumplimiento de las políticas y principios de manera constante.

A. CALICARPAS DEL VALLE S.A.S ha implementado políticas y prácticas que dan fuerza a las directrices y procedimientos de la presente Política de tratamiento de datos, incluyendo: (a) la implementación de procedimientos para proteger la información personal; (b) establecimiento de procedimientos para recibir, quejas y preguntas y para establecer cómo reaccionar y dar respuesta a las mismas; y (c) entrenar a los empleados de A. CALICARPAS DEL VALLE S.A.S y comunicarles la intención y el espíritu de los principios y políticas particulares requeridas para el cumplimiento de la normatividad.

3.2 Encargado del Tratamiento: “Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del Tratamiento”. A. CALICARPAS DEL VALLE S.A.S podrá realizar el tratamiento de sus datos personales a través de Encargados.

3.3 Administrador de base de datos personales: funcionario o Encargado que tiene a cargo y realiza tratamiento a una o más bases de datos que tiene información personal.

3.4 Gestor: funcionario o Encargado que tiene a cargo la gestoría apoyará el ingreso de la información en el Registro Nacional de Base de Datos.

3.5 Garante: La coordinación del área jurídica gestionará y tramitará la atención y respuesta de las peticiones, quejas y reclamos relacionados con la ley de protección de datos personales que los titulares realicen a la Superintendencia.

4. DERECHOS DE LOS TITULARES DE DATOS:

Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los responsables del Tratamiento o Encargados del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
Solicitar prueba de la autorización otorgada al responsable del Tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la citada ley.
Ser informado por el responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.
Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la citada ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.
Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado
que en el Tratamiento el responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a la ley y a la Constitución.
Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.
El Decreto reglamentario 1377 de 2013 define que los responsables deberán conservar prueba de la autorización otorgada por los Titulares de datos personales para el Tratamiento de los mismos motivo por el cual A. CALICARPAS DEL VALLE S.A.S conservara dicha autorización tanto en archivo digital como físico.

5. PROCEDIMIENTO PARA EJERCICIO DE DERECHOS POR PARTE DE LOS TITULARES DE DATOS:

Consultas: Los Titulares podrán escribir al correo electrónico jose.villarreal@calicarpas.com se tendrá un término de diez (10) días hábiles para dar respuesta. Cuando no fuere posible cumplir con este tiempo, se le informara al interesado sobre una ampliación del término por
un tiempo igual, fijando la fecha exacta como límite para atender la consulta.
Cuando la consulta no se entienda o no cumpla los requisitos necesarios para desarrollar una respuesta por parte de A. CALICARPAS DEL VALLE S.A.S se responderá al interesado informando la situación a más tardar dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes al requerimiento, quien tendrá cinco (5) días para formular nuevamente su consulta. Transcurrido este término de tiempo (5 días) y el solicitante no presenta la
información requerida, se entenderá que ha desistido de la consulta.

Reclamos: El Titular de datos que considere que la información contenida en una base de datos de la empresa ha incumplido sus deberes, podrá presentar un reclamo el cual será tramitado bajo las siguientes reglas:

i) El reclamo se formulará mediante solicitud a jose.villarreal@calicarpas.com, al correo deberá adjuntar los documentos que pretenda hacer valer como prueba para desvirtuar la información equivocada. Si el reclamo resulta incompleto, A. CALICARPAS DEL VALLE S.A.S notificara dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes al recibido de la reclamación para que subsane las fallas. Transcurridos cinco (5) días hábiles desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

ii) Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga «reclamo en trámite» leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.

iii) El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesa reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

iv) En caso de que el reclamo se refiera a supresión de la información, el Titular tiene derecho de solicitar a la Superintendencia de Industria y Comercio que ordene la revocatoria de la autorización y/o la supresión de los mismos.

v) El Titular o causahabiente podrá elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio, sólo cuando haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante A. CALICARPAS DEL VALLE S.A.S.

6. TRATAMIENTOS:

Los datos personales son recolectados, almacenados, organizados, usados, circulados, transmitidos, transferidos, actualizados, rectificados, suprimidos, eliminados y en general gestionados de acuerdo y en proporción a la finalidad o finalidades que tenga cada tratamiento.

6.1 Tratamiento de datos sensibles: A. CALICARPAS DEL VALLE S.A.S aplicará las limitaciones legales al tratamiento de datos sensibles, por lo cual se asegurará que:

a) El titular haya dado su autorización explícita a dicho tratamiento, salvo en los casos que por ley no sea requerido el otorgamiento de dicha autorización.
b) El tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del titular y este se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes legales deberán otorgar su autorización.
c) El tratamiento se refiere a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.

6.2 El tratamiento de datos personales de niños, niñas y/o adolescentes que no sean de naturaleza pública cumplirá con los siguientes parámetros y requisitos en su tratamiento:

a) Que responda y respete el interés superior de los niños, niñas y adolescentes.
b) Que se asegure el respeto de sus derechos fundamentales.
c) Valoración de la opinión del menor cuando este cuente con la madurez, autonomía y
capacidad para entender el asunto.

Cumplidos los anteriores requisitos, A. CALICARPAS DEL VALLE S.A.S solicitará autorización para el tratamiento de datos al representante legal del niño, niña o adolescente.

7 FINALIDADES DEL TRATAMIENTO:

7.1 Empleados y/o beneficiarios: Relacionamiento, comunicación, registro, acreditación, consolidación, organización, actualización, aseguramiento, procesamiento, investigación, capacitación, autorización, reporte, estadística, planeación, mejora, análisis, tramitación, auditaje, defensa jurídica, y gestión de las actuaciones, informaciones y actividades en las cuales se relacionan o vinculan los empleados, pensionados y sus familiares con A. CALICARPAS DEL VALLE S.A.S.

7.2 Comunidad y sociedad de áreas de influencia: Relacionamiento, comunicación, desarrollo, registro, actualización, consolidación, acreditación, formalización, ejecución, difusión, aseguramiento, organización, tramitación, control, defensa jurídica, y gestión de las actuaciones, informaciones y actividades en las cuales se relacionan o vinculan la comunidad y la sociedad civil en general con A. CALICARPAS DEL VALLE S.A.S.

7.3 Contratistas y sus empleados: Comunicación, registro, consolidación, organización, actualización, tramitación, control, acreditación, aseguramiento, auditaje, estadística, reporte, mantenimiento, interacción, asignación, defensa jurídica, y gestión de las actuaciones, informaciones y actividades en las cuales se relacionan o vinculan a los contratistas y sus empleados con A. CALICARPAS DEL VALLE S.A.S.

7.4 Clientes: Relacionamiento, comunicación, registro, acreditación, consolidación, organización, actualización, aseguramiento, atención, tramitación, defensa jurídica, y gestión de las actuaciones, informaciones y actividades en las cuales se relacionan o vinculan los clientes con A. CALICARPAS DEL VALLE S.A.S.

7.5 Estado: Relacionamiento, comunicación, interacción, colaboración, registro, acreditación, actualización, consolidación, organización, aseguramiento, atención, tramitación, defensa jurídica, y gestión de las actuaciones, informaciones y actividades en las cuales se relacionan o vinculan los agentes, organismos o entidades del Estado con A. CALICARPAS DEL VALLE S.A.S.

7.6 En relación con la seguridad de acceso a las instalaciones: Verificar datos para los fines relacionados con la vigilancia y seguridad de las personas, los bienes e instalaciones de A. CALICARPAS DEL VALLE S.A.S

8 DIRECTRICES ESPECIFICAS:

A. CALICARPAS DEL VALLE S.A.S se obliga cumplir con la normatividad legal vigente colombiana que dicte disposiciones para la protección de datos personales. Políticas específicas relacionadas con el tratamiento de Datos Personales para A. CALICARPAS DEL VALLE S.A.S:

A. CALICARPAS DEL VALLE S.A.S deberá obtener la autorización por medio de un documento físico, electrónico, mensaje de datos, Internet, sitio web, o también de manera verbal o telefónica o en cualquier otro formato que permita su posterior consulta a fin de
constatar de forma inequívoca que sin el consentimiento del titular los datos nunca hubieran sido capturados y almacenados en medios electrónicos o físicos. Así mismo se podrá obtener por medio de conductas claras e inequívocas del Titular que permitan concluir de
una manera razonable que este otorgó su consentimiento para el manejo de sus Datos Personales.
A. CALICARPAS DEL VALLE S.A.S solicitará la autorización a los Titulares de los datos personales y mantendrá las pruebas de ésta, cuando en virtud de las finalidades descritas en este documento.
En consecuencia, toda labor de tratamiento de Datos Personales realizada por A. CALICARPAS DEL VALLE S.A.S deberá corresponder al ejercicio de sus funciones legales o a las finalidades mencionadas en la autorización otorgada por el Titular, cuando la
situación así lo amerite.
El Dato Personal sometido a Tratamiento deberá ser veraz, completo, exacto, actualizado, comprobable y comprensible. A. CALICARPAS DEL VALLE S.A.S mantendrá la información bajo estas características siempre y cuando el titular informe oportunamente sus novedades.
Los Datos Personales solo serán Tratados por aquellos Funcionarios A. CALICARPAS DEL VALLE S.A.S autorice para para ello, o quienes dentro de sus funciones tengan a cargo la realización de tales actividades o por los Encargados.
A. CALICARPAS DEL VALLE S.A.S no hará disponibles Datos Personales para su acceso a través de Internet u otros medios masivos de comunicación, a menos que se trate de información pública o que se establezcan medidas técnicas que permitan controlar el acceso
y restringirlo solo a las personas autorizadas por ley o por el titular.
Todo Dato Personal que no sea Dato Público se tratará por A. CALICARPAS DEL VALLE S.A.S como confidencial, aun cuando la relación contractual o el vínculo entre el Titular del Dato Personal e A. CALICARPAS DEL VALLE S.A.S haya finalizado. A la terminación de
dicho vínculo, tales Datos Personales deben continuar siendo Tratados de acuerdo con lo dispuesto por el presente documento.
Cada área de la SIC debe evaluar la pertinencia de anonimizar los actos administrativos y/o documentos de carácter público que contengan datos personales, para su publicación.
El Titular, directamente o a través de las personas debidamente autorizadas, podrá consultar sus Datos Personales en todo momento y especialmente cada vez que existan modificaciones en las Políticas de Tratamiento de la información.
A. CALICARPAS DEL VALLE S.A.S suministrará, actualizará, ratificará o suprimirá los Datos Personales a solicitud del Titular para corregir información parcial, inexacta, incompleta, fraccionada que induzca al error o aquella que haya sido tratada previa a la vigencia de la
ley y que no tenga autorización o sea prohibida.
Cuando le sea solicitada información, ya sea mediante una petición, consulta o reclamo por parte del Titular, sobre la manera como son utilizados sus Datos Personales, A. CALICARPAS DEL VALLE S.A.S deberá entregar dicha información.
A solicitud del Titular y cuando no tenga ningún deber legal o contractual de permanecer en las bases de datos de A. CALICARPAS DEL VALLE S.A.S, los Datos Personales deberán ser eliminados.
Las políticas establecidas por A. CALICARPAS DEL VALLE S.A.S respecto al tratamiento de Datos Personales podrán ser modificadas en cualquier momento. Toda modificación se realizará con apego a la normatividad legal vigente, y las mismas entrarán en vigor y tendrán
efectos desde su publicación a través de los mecanismos dispuestos por la ley para que los titulares conozcan la política de tratamiento de la información y los cambios que se produzcan en ella.
Los Datos Personales solo podrán ser tratados durante el tiempo y en la medida que la finalidad de su tratamiento lo justifique.
A. CALICARPAS DEL VALLE S.A.S será más rigurosa en la aplicación de las políticas de tratamiento de la información cuando se trate del uso de datos personales de los niños, niñas y adolescentes asegurando la protección de sus derechos fundamentales.
A. CALICARPAS DEL VALLE S.A.S podrá intercambiar información de Datos Personales con autoridades gubernamentales o publicas tales como autoridades administrativas, de impuestos, organismos de investigación y autoridades judiciales, cuando la soliciten en ejercicio de sus funciones.
Los Datos Personales sujetos a tratamiento deberán ser manejados proveyendo para ello todas las medidas tanto humanas como técnicas para su protección, brindando la seguridad de que ésta no pueda ser copiada, adulterada, eliminada, consultada o de alguna manera utilizada sin autorización o para uso fraudulento.
Cuando finalice alguna de la labores de tratamiento de Datos Personales por los encargados del tratamiento, y aun después de finalizado su vínculo o relación contractual con A. CALICARPAS DEL VALLE S.A.S, éstos están obligados a mantener la reserva de la información de acuerdo con la normatividad vigente en la materia.
A. CALICARPAS DEL VALLE S.A.S no realizará transferencia de información relacionada con Datos Personales a países que no cuenten con los niveles adecuados de protección de datos, de acuerdo con los estándares que estén fijados en la superintendencia de industria y
comercio.
El Titular de los datos personales puede ejercer, principalmente, sus derechos mediante la presentación de consultas y reclamos ante A. CALICARPAS DEL VALLE S.A.S, y por el correo electrónico jose.villarreal@calicarpas.com.
Cuando exista un Encargado del Tratamiento de Información de Datos Personales, A. CALICARPAS DEL VALLE S.A.S deberá garantizar que la información que le suministra sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Adicionalmente le
comunicará de manera oportuna todas las novedades a que haya lugar para que la información siempre se mantenga actualizada.
En el caso de existir un Encargado del Tratamiento de información de Datos Personales, A. CALICARPAS DEL VALLE S.A.S suministrará según el caso, información de Datos Personales únicamente cuyo Tratamiento realice con la autorización del Titular.
Cuando exista un Encargado del Tratamiento de información de Datos Personales, se exigirá que en todo momento, se respeten las condiciones de seguridad y confidencialidad de la información del Titular establecidas A. CALICARPAS DEL VALLE S.A.S.

9. VIGENCIA DE LAS BASES DE DATOS:

Las bases de datos tendrán una vigencia igual al periodo en que se mantenga la finalidad o finalidades del tratamiento en cada base de datos, o el periodo de vigencia que señale una causa legal, contractual o jurisprudencial de manera específica. Vigencia: Las presentes directrices de tratamiento de datos personales rigen desde el primero (01) de Julio de 2020.